Dalam mengelola proses reimbursement, seringkali kita dapat terjerumus dalam kesalahan-kesalahan umum yang dapat memperlambat dan bahkan merugikan proses tersebut.
Berikut adalah 10 kesalahan yang perlu dihindari dalam melakukan proses reimbursement:
- Tidak Menyimpan Bukti Pengeluaran Secara Rapi
Kesalahan ini dapat menyulitkan proses verifikasi. Pastikan selalu menyimpan dan merapihkan bukti pengeluaran seperti kwitansi dan faktur.
- Melupakan Batas Waktu Pengajuan Reimbursement
Keterlambatan dalam mengajukan reimbursement bisa berakibat pada penundaan pembayaran. Selalu perhatikan batas waktu yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Tidak Sesuai dengan Kebijakan Perusahaan
Pastikan setiap pengajuan reimbursement sesuai dengan kebijakan perusahaan. Langgaran kebijakan dapat berdampak pada penolakan atau pemotongan dana yang diajukan.
- Mengabaikan Format Pengajuan yang Benar
Setiap perusahaan biasanya memiliki format pengajuan yang spesifik. Mengabaikan format ini dapat menyebabkan penolakan atau penundaan proses.
- Tidak Menyertakan Informasi yang Lengkap
Pastikan setiap formulir pengajuan diisi dengan lengkap. Informasi yang kurang dapat menyebabkan keraguan dan penundaan proses.
- Mengabaikan Kuitansi Digital
Kuitansi digital juga sah dalam proses reimbursement. Mengabaikan kuitansi digital dapat menghambat proses yang seharusnya lebih efisien.
- Tidak Berkomunikasi dengan Tim Finance/ HRD
Penting untuk berkomunikasi dengan tim keuangan tau HRD jika ada ketidakjelasan atau perubahan dalam pengajuan. Komunikasi yang baik dapat mencegah kesalahan dan penundaan.
- Tidak Mengikuti Prosedur Verifikasi dengan Baik
Pastikan setiap tahapan verifikasi diikuti dengan baik. Mengabaikan tahapan ini dapat menghambat proses persetujuan.
- Tidak Menyelaraskan Pengajuan dengan Pajak
Kesalahan dalam menyelaraskan pengajuan dengan aturan pajak dapat berdampak pada perhitungan pajak yang tidak akurat.
- Tidak Melakukan Follow-Up
Setelah mengajukan reimbursement, lakukan follow-up secara teratur. Hal ini penting untuk memastikan bahwa prosesnya berjalan lancar dan mendapatkan tanggapan.
Dengan menghindari kesalahan-kesalahan tersebut, proses reimbursement dapat berjalan lebih efisien dan tanpa hambatan yang tidak perlu. Selalu perhatikan kebijakan perusahaan dan berkomunikasi secara efektif dengan tim keuangan.
Untuk meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi, perusahaan sebaiknya menggunakan Aplikasi Klaim yang dapat mengotomatisasi dan mempermudah proses reimbursement. Dengan menggunakan Aplikasi Klaim, perusahaan akan mendapatkan keuntungan meliputi peningkatan akurasi, pengurangan waktu penyelesaian klaim, disbursement otomatis dan kemudahan pelacakan proses reimbursement. Dengan memanfaatkan teknologi dan Aplikasi Klaim, perusahaan dapat memastikan bahwa proses reimbursement berjalan lancar, karyawan merasa didukung, dan keuangan perusahaan terkelola dengan baik.