Reimburse adalah suatu bentuk kompensasi dengan penggantian uang oleh Perusahaan kepada karyawannya. Sedangkan Reimbursement merupakan tindakan memberi kompensasi kepada karyawan atas biaya yang dikeluarkan sendiri dengan memberi karyawan sejumlah uang yang sama dengan apa yang telah mereka belanjakan/ keluarkan. Setiap Perusahaan pasti punya kebijakan terkait dengan reimbursement yang diajukan oleh karyawan hingga dana tersebut dapat dikembalikan ke karyawan.
Hal-hal apa saja sih yang masuk dalam kategori biaya reimbursement?
Secara umum, berikut jenis Reimbursement dalam suatu Perusahaan:
- Biaya Transportasi atau Perjalanan Dinas
Seringkali beberapa karyawan khususnya sales perlu melakukan kunjungan ke customer atau karyawan lainnya perlu melakukan perjalanan dinas. Nah, jika tidak menggunakan kendaraan kantor maka karyawan dapat mengajukan reimburse untuk biaya transportasi yang dikeluarkan termasuk bensin dan tol jika menggunakan mobil pribadi. Tapi hal ini harus tetap mengikuti kebijakan masing-masing Perusahaan ya.
2. Biaya Kesehatan
Beberapa Perusahaan memiliki asuransi kantor dengan sistem reimbursement bagi karyawannya. Penggantian biaya kesehatan ini termasuk biaya perawatan dan obat-obatan.
3. Biaya Operasional Kerja
Biaya operasional kerja yang dapat di reimburse oleh karyawan yaitu biaya alat tulis kantor ataupun perlengkapan kantor lainnya termasuk biaya untuk mencetak brosur hingga banner Perusahaan. Ini semua dapat diganti loh asal memiliki nota yang asli.
4. Biaya Bisnis Perusahaan
Salah satu hal yang dapat dilakukan karyawan untuk meningkatkan bisnis Perusahaan yaitu mengikuti seminar atau pelatihan. Seringkali ada beberapa pelatihan yang berbayar dan hal ini dapat di asilitasi oleh kantor sehingga karyawan tetap dapat ilmunya untuk menunjang pekerjaan.
Tips Melakukan Proses Reimbursement:
Berikut beberapa tips yang dapat dilakukan untuk mengajukan Reimbursement lebih mudah:
- Siapkan Dokumen yang Asli
Dokumen ini dapat termasuk invoice, struk, kuitansi, atau bukti pembayaran lainnya dari biaya yang telah disebutkan diatas seperti kuitansi pembelanjaan ATK, kutansi biaya perawatan atau obat-obatan, dll. Pastikan dokumen tersebut dapat mudah dibaca, rapi, dan asli.
2. Jangan Menunda Reimburse
Jika sudah ada pengeluaran yang telah dilakukan dan dokumen sudah lengkap segera lakukan proses reimburse secepat mungkin untuk menghindari keterlambatan reimbursement dari jangka waktu yang telah ditetapkan oleh Perusahaan.
3. Pahami Kebijakan Reimburse Perusahaan
Setiap Perusahaan pasti mempunyai kebijakan reimbursement masing-masing termasuk jangka waktu reimbursement, kelengkapan dokumen, hingga proses approval. Pastikan Anda memahami semua kebijakan Reimbursement dalam Perusahaan dan mengikuti alurnya.
Nah setelah memahami jenis dan tips reimbursement diatas, maka akan lebih mudah dan cepat lagi apabila Perusahaan dapat meninggalkan cara manual dan menggunakan Aplikasi Klaim untuk melakukan proses Reimbursement yang lebih cepat. Klaim merupakan solusi pengelolaan Reimbursement Perusahaan lebih cepat dan mudah. Semua proses Reimbursement hingga Disbursement dapat dilakukan hanya dalam satu aplikasi!